Privacyverklaring

VLECON — ondernemingsnummer BE 0769.857.029
Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026.

VLECON legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt wanneer je de website bezoekt, een e-mail stuurt, informatie aanvraagt of een zakelijke relatie met ons onderhoudt. Deze verklaring heeft in de eerste plaats betrekking op de website en de eigen administratie van VLECON. Voor verwerking van gegevens in systemen van klanten kunnen aparte contractuele afspraken en een verwerkersovereenkomst gelden.

1. Wie is verantwoordelijk?

VLECON, ondernemingsnummer BE 0769.857.029. Contactadres: Kanaalkom 36, 3960 Bree, België. Voor privacyvragen en verzoeken: info@vlecon.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Bij een websitebezoek: technische verzoekgegevens die op de Nginx-webserver of reverse proxy kunnen voorkomen, zoals IP-adres, datum en tijd, opgevraagde URL, browserinformatie, statuscode en foutmeldingen.
• Bij contact via het websiteformulier of per e-mail: naam, e-mailadres, bedrijf als je dat opgeeft, gekozen onderwerp en inhoud van je bericht. Bij rechtstreekse e-mail kunnen ook je telefoonnummer en eventuele bijlagen worden verwerkt.
• Bij offertes en klantrelaties: zakelijke contactgegevens, correspondentie, opdracht- en facturatiegegevens en informatie die nodig is om overeengekomen IT-diensten te leveren.
• Bij ondersteuning: technische gegevens over een incident, configuratie of systeem en eventueel persoonlijke gebruikersgegevens voor zover nodig om de vraag op te lossen. Als VLECON gegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, gelden de afspraken die daarover met die klant zijn gemaakt.

Het contactformulier verstuurt je ingevulde gegevens via een beveiligde HTTPS-verbinding naar een afgeschermde VLECON-formulierdienst. Deze bezorgt de aanvraag via de Microsoft Graph API aan onze Microsoft 365-mailbox info@vlecon.be. Het formulier slaat de aanvraag niet op in een aparte website-database; het bericht wordt verder verwerkt in onze mailbox. Het formulier gebruikt een verborgen antispamveld en een serverlimiet voor aanvragen.

3. Voor welke doelen en op welke rechtsgrond?

• Aanvragen behandelen en offertes voorbereiden: noodzakelijke stappen op verzoek vóór een overeenkomst wanneer dit voor de betrokkene geldt (artikel 6, lid 1, b AVG), of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke aanvragen (artikel 6, lid 1, f AVG).
• Overeenkomsten uitvoeren en klantrelaties beheren: contractuele noodzaak waar toepasselijk, of gerechtvaardigd belang bij zakelijke contactpersonen.
• Facturatie en administratie: voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, c AVG).
• Website veilig en bereikbaar houden: gerechtvaardigd belang bij IT-beveiliging, het onderzoeken van fouten en misbruik (artikel 6, lid 1, f AVG).

Wij vragen je geen gevoelige persoonsgegevens, paswoorden, API-sleutels of herstelcodes via het gewone contactformulier of onbeveiligde e-mail te verzenden.

4. Verwerking voor klanten

Wanneer VLECON op instructie van een zakelijke klant toegang krijgt tot personeelsgegevens, klantdatabanken, mailboxen, back-ups of API-koppelingen, kan de zakelijke klant verwerkingsverantwoordelijke en VLECON verwerker zijn. Welke rollen gelden, hangt af van de feitelijke opdracht. In een verwerkersrelatie worden de doeleinden, instructies, beveiligingsmaatregelen, dienstverleners en bewaartermijnen in een afzonderlijke overeenkomst vastgelegd. Deze websiteverklaring geeft VLECON geen vrij gebruiksrecht op klantgegevens.

5. Ontvangers en leveranciers

Gegevens worden binnen VLECON alleen toegankelijk gemaakt voor personen die ze nodig hebben voor hun taak. Voor websitehosting, reverse proxy, e-mail, back-ups en zakelijke systemen kunnen wij technische dienstverleners inschakelen. Voor de verwerking en bezorging van contactberichten via e-mail gebruiken wij Microsoft 365 en de Microsoft Graph API. Deze dienstverleners verwerken gegevens volgens hun toepasselijke rollen en afspraken.

De websitecode bevat geen Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight of Cloudflare Turnstile. Het contactformulier gebruikt onze eigen formulierdienst en Microsoft Graph voor de verzending naar onze mailbox. We verkopen contactgegevens niet. Links naar websites van derden sturen je pas naar die partij wanneer je erop klikt; daarna geldt haar eigen privacybeleid.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor hun doel en houden rekening met wettelijke bewaarplichten, redelijke verjaringstermijnen en een eventueel geschil. Wij hanteren voor de verschillende categorieën onderstaande bewaartermijnen en criteria:

• Afgesloten aanvragen zonder klantrelatie: maximaal 12 maanden na de laatste relevante behandeling, tenzij een aantoonbaar langere bewaring nodig is.
• Zakelijke klant- en opdrachtgegevens: gedurende de overeenkomst en nadien zolang nodig voor contractuele verplichtingen, relevante bewijsvoering en toepasselijke wettelijke bewaarplichten.
• Facturen en boekhoudstukken: gedurende de wettelijk toepasselijke bewaartermijn.
• Toegangs- en foutlogs: maximaal 30 dagen bij normale werking; langer alleen als een concreet beveiligingsincident onderzoek vereist.
• Technische back-ups van website- en mailboxsystemen: volgens de toepasselijke back-up- en rotatieafspraken; verwijderde gegevens verdwijnen uit back-upkopieën wanneer de betreffende kopieën volgens die afspraken uit de rotatie verlopen.

7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Wij gebruiken Microsoft 365 voor e-mailverwerking en technische dienstverleners voor websitehosting en infrastructuur. Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordelen we welke geldige doorgiftegrondslag en beschermingsmaatregelen van toepassing zijn en geven we hierover informatie op verzoek.

8. Je rechten

Je kunt, binnen de voorwaarden van de AVG, vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en steeds tegen direct marketing. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen aantast.

Stuur je verzoek naar info@vlecon.be. We behandelen het in principe binnen één maand en kunnen indien noodzakelijk en proportioneel om identiteitsbevestiging vragen. Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij een andere bevoegde toezichthouder.

9. Beveiliging en gegevensincidenten

VLECON beperkt toegang op basis van taak en noodzaak en neemt passende technische en organisatorische maatregelen voor de eigen systemen. Bij diensten in klantsystemen worden concrete toegangs-, logging-, incident- en beveiligingsafspraken gemaakt in de opdracht en waar relevant de verwerkersovereenkomst. Geen enkel systeem kan een absoluut nulrisico garanderen.

10. Cookies, wijzigingen en contact

De huidige statische website bevat geen eigen analytics- of marketingtrackers. Lees het afzonderlijke cookiebeleid voor een precieze omschrijving van de websiteopslag en eventuele technische cookies vanuit de hostingomgeving. Wanneer wij nieuwe verwerkingen of externe diensten introduceren, passen wij deze verklaring aan en vragen waar nodig eerst toestemming.

Vragen? info@vlecon.be.